【知りたい!】Microsoft Project ワンコインワークショップ なんだ、最初からこう教えてくれればいいのに!レポート

セミナーで情報収集をしてはみたけれど…

実際に自分の会社・プロジェクトに合った Microsoft Project の利用方法が分わからない、活用仕切れていない…
そして、日々感じる疑問や難しい!といった課題を少人数のワークショップで解決したいというお客様の声をきっかけに実現したのが
この Microsoft Project ワンコインワークショップ です。
ひと目でわかる Project シリーズ」著者の大石守氏をはじめ、経験豊かなエキスパートがホンモノのノウハウをお届けしました。

ご参加された皆さま、ありがとうございました。

そしてご参加いただけなかった皆さまにも、
ワークショップの一部をぜひお届けしたいと思います。

ワークショップ概要

日 時 2013724日(水)、87日(水)、821日(水)18:30-20:30
場 所 3331 Arts Chiyoda ラウンジ
参加費 各回500 円(税込)
講 師 クォンタムハーモニー株式会社 代表取締役 大石 守 (「ひと目で分かる Project 2013」
著者)アドソル日進株式会社ソリューション営業統括部 シニアコンサルタント 吉村 隆男
株式会社佐山経済研究所 代表取締役 佐山 宇宏
主 催 株式会社佐山経済研究所、アドソル日進株式会社、クォンタムハーモニー株式会社
後 援 日本マイクロソフト株式会社

各週のトピック

Week1(7/24)「WBSはこう作る!」

実情にそぐわないMicrosoft のデフォルト設定から日本の事情に即した設定への変更など、
ワークショップを通じてWBS作成時の重要ポイントを学びます。

Week2(8/7)「実績入力はPMの仕事?」

進捗率、実績作業時間、残存作業時間と3つの観点から入力方法を解説します。
この正しい実績入力がプロジェクトの実態把握には不可欠です。デモを通じて実例を学びます。

Week3(8/21)「宝の持ち腐れ?レポーティングをマスター」

Week2までの結果をもとに Microsoft Project Professional/Server のレポーティング機能をデモで解説します。
非常に優れた機能なのですが実は日本で殆ど実例がありません。つまずくポイントはたった2つ。
簡単だけど見逃しがちなこのポイントを押さえて、便利な機能をご自身のものにするコツを学びます。

Project 活用のステップは簡単にまとめると以下の通りと言えるでしょう。
各ステップで押さえておきたいポイントを3回のワークショップで学んでいきました。

Project活用のステップ

アンケート結果

86%の参加者がレポーティングによる実態把握までやってみたい!

2.実績の把握まで(Week2)14% 3.レポーティングによる実態把握(Week3)86%

今後Microsoft Projectでプロジェクトを管理するうえで、ワークショップで学んだどのステップ (ステップ1 : WBS の作成、ステップ 2 : 実績入力、ステップ 3 : レポーティング) まで進めたいですか?と尋ねると86%の参加者からレポーティングまでやってみたいという回答が。非常に優れた機能ですが、日本で殆ど実例がないこのレポーティング。もちろん、参加者のほとんどがワークショップで初めてレポーティング機能について知ったという方たちでした。きちんとポイントを押さえればあなたのプロジェクト管理の力強い味方になること請け合いです。

ワークショップ参加前、参加後でMicrosoft Project に対する印は変わりましたか?

参加前

  • タスクにどのように入力をしていいか全く分からない状態でした
  • 設定したり運用するにはスキルが必要
  • 難しそうで使いこなせない…
  • 融通が利かない…

参加後

  • 理解すれば自分の考えていることが簡単にできるようになると思います
  • ポイントを押さえて行けば活用できそう
  • まだまだ奥が深い
  • 基本的+マニュアルにはない+αなポイントをつかむことが出来た

Week1 WBSはこう作る!

実際の設定画面はこのようになります。
実際の設定画面

Microsoft のデフォルト設定が日本の事情にそぐわないというのをご存知でしたか?新規プロジェクト作成時のまず第一歩のオプション設定で日本企業にあった設定に変えてみましょう。
私たちがおすすめするオプション設定はこちらです。

おすすめするオプション設定

タスクの計算式

まず重要なのが、「タスクの計算式」です。[単位数][期間][作業時間]という3要素でタスクの計算を行います。

そして、タスクの種類には以下のとおり3つありますが、この種類というのは計算式の3要素のうちどれを固定して計算を行うか決定するためのものなのです。

Week2 実績入力はPMの仕事?

進捗率、実績作業時間、残存作業時間と3つの観点から入力方法を解説します。
この正しい実績入力がプロジェクトの実態把握には不可欠です。
まず「基準計画」というのをご存知ですか?

基準計画

それに対し、現在計画とは…

現在計画

 

ワークショップ 第2週で学んだ実績入力は、常に変化していくプロジェクト計画を正確に把握する重要なものなのです。
そして結果として、もともとの計画である「基準計画」と常に変化していく「現在計画」を比較することによって、
計画と実績のズレを把握することができ、さらには必要に応じた対応など本当の意味でプロジェクト管理ができるようになるのです。

現在計画と基準計画の比較

一番初めに計画だけ立ててもダメな理由はこれなのです。プロジェクトの実態把握に不可欠なのが正しい実績入力です。

Week3 レポーティングをマスター

非常に優れた機能なのですが実は日本で殆ど実例がないレポーティングとは?つまずくポイントはたった2つ。
簡単だけど見逃しがちなこのポイントを押さえて、便利な機能をご自身のものにするコツを学びます。


まず、Project Professional/Server 毎のレポートにはそれぞれ目的があります。
Project Professional :単一のプロジェクト進捗状況をグラフや表で把握することが可能です。Excelと Visio があれば即、利用可能です
Project Server :複数のプロジェクトの進捗状況や会社全体のリソースの負荷状況を Excel のグラフや PowerPivot をカスタマイズして
  把握することが出来ます。若干の Excel Pivot 等の知識を必要とします。
Project Server データベースの利用したレポート :Project Server は SQL Server をデータベースとしています。
  データベースを利用できる知識があれば、柔軟なレポートが作成可能です。


Project Professional で提供される代表的な 2 つのレポートを見てみましょう。
期限までにすべての作業を完了できるかということが分かるバーンダウン (Burned Down Chart)
作業の到達度を金銭など定量的に換算したアーンドバリュー(Earned Value:出来高)があります。
進捗状況がひと目で分かり、把握・予測・計画・対応をサポートしてくれる頼もしい機能です。


バーンダウンは右下がりの折れ線グラフで、当初計画のタスクの完了状況や残タスクの量がひと目でわかる、
非常に有用でわかり易いチャートです。
AとBを見比べてみると、Aでは全く変化しない直線のままの線が存在しているのにお気づきでしょうか?
これは、計画立案時の当初計画 (Microsoft Project では基準計画と言います) が存在せず、現在計画と比較することが出来ないことを示しています。これではプロジェクト計画が上手くいっているのか、そうでないのかが全くわからないことを表しています。

バーンダウン比較

次に、アーンドバリューは、予想コスト・作業量と実績コスト・作業量の比較によって、
プロジェクトの進捗、成功予測を図る事が可能な優れたチャートです。
バーンダウンでは、タスクの件数や作業時間を表すことが可能ですが、プロジェクトの成功の要因はお金が多くの部分を占めていることは間違いありません。アーンドバリューでは人的リソースの予測・実績コストを比較することによって、より正確なプロジェクトの成功可否を予測することが出来ます。でも A のチャートには全くグラフが示されていません。 反対に B のグラフは、基準計画時、現在時、そして将来の予測までが可能となっています。Bが正しい表示のされ方です。

アーンドバリュー比較

実は、このバーンダウンとアーンドバリューのグラフAにはレポーティングを活用するために重要な2つの要素が欠けていたのです。
それが…
 基準計画の設定
 リソースのコスト設定

言い換えれば、この2つの設定を正しく行っていれば、
プロジェクト全体をひと目で把握できる便利なツールを使いこなせるということになるのです!

※設定場所、スクリーンショットは Microsoft Project 2013 を参考にしています。

最後に

Microsoft Project ワンコインワークショップ~ なんだ、最初からこう教えてくれればいいのに! ~
報告レポートを最後までお読みくださいまして誠にありがとうございました。
ここでご紹介できたのはワークショップのほんの一場面でしたが、Microsoft Project をご理解いただく・ご活用いただくための活動を体験していただくことができ嬉しく思っております。
更に詳しく知りたい方はこちらからお問合せください。

セミナー・ワークショップの最新情報は下記をご覧ください。
http://www.sayamakeizai.co.jp/seminarlist.htm

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